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邢台市人大常委会机关公文处理办法

作者:本站  来源:本网  发布时间:2017/12/14 17:08:40 
 

                       邢台市人大常委会机关
                            公文处理办法


         (2017年5月27日邢台市十五届人大常委会第二次主任会议修订)

第一章 总则

第一条  为促进市人大常委会机关公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》、《人大机关公文处理办法》,结合工作实际,制定本办法。
第二条 人大机关公文是市人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书,是发布地方性法规、决定、决议、公告,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的重要工具。  
第三条 机关公文的处理,是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 机关公文处理工作应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 市人大常委会办公室负责机关公文处理的协调、指导和检查。机关各委室指定专人负责本委室的公文处理工作。

第二章 公文种类

第六条 市人大常委会机关的公文种类主要有:公告,决议,决定,条例、规则、办法,议案,建议、批评和意见,请示,批复,报告,通知,通报,函,意见,会议纪要等。 
公告 适用于地方性法规及其他重要事项。 
决议 适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。 
决定 适用于对重要事项作出的决策和安排。 
条例、规则、办法 适用于市人大及其常委会审议通过的地方性法规、规范性文件等。  
议案 适用于根据法律规定,依照法定程序,提案人向人大及其常委会提请审议的事项。 
建议、批评和意见 适用于市人大代表向市人大及其常委会提出,由常委会的办事机构交由有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。 
请示 适用于请求指示、批准事项。 
批复 适用于答复请示事项。 
报告 适用于汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问等。 
通知 适用于传达指示,转发公文,传达需要办理、执行或周知的事项,任免人员等。 
通报 适用于表彰先进,批评错误,传达上级或本级重要会议精神和工作情况等。 
函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题;向无隶属关系的有关主管部门提出请求事项等。 
意见 适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。  
会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 

 第三章 公文格式

  第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
  (一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
  (二)密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
  (三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
  (四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
  (五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。
  (六)签发人。上行文应当在发文字号右侧标注“签发人”,由发文机关的领导审批签字。
  (七)标题。由发文机关名称、重要内容和文种组成。
  (八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
  (九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。
  公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字标注。
  (十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。
  (十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
  (十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
  (十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
  (十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
  (十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
  (十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
  (十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
  (十八)页码。公文页数顺序号。
  第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
  第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照国家有关标准和规定执行。
  公文中除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其他数字应一律使用阿拉伯数字。
  第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
  
  第四章 行文规则

  第十一条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。
  第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

(一)市人大常委会及其办公室可向市委、市政府、市中级人民法院、市人民检察院、上下一级人大常委会及其办事机构、部门行文。 
(二)机关各部门可向下一级人大机关的有关业务部门行文,可对外向不同隶属关系的部门行文。重要问题的行文,应当与有关部门协商一致后再行文。 
 (三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第五章 公文起草

  第十三条 市人大常委会的公文起草由机关相关部门负责。部门主管范围内的工作需要市人大常委会或办公室行文的,由部门代为拟稿;涉及两个以上部门时,主办部门起草,其他部门配合。
  第十四条 起草公文应当做到:
(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。
(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提措施和办法切实可行。 
(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。 
(四)文种正确,格式规范。 
(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
(六)公文中,“邢台市第×届人民代表大会第×次会议”,规范简称为“邢台市×届人大×次会议”;“邢台市人民代表大会常务委员会”,规范简称为“邢台市人大常委会”;“邢台市人民代表大会法制委员会、城乡建设和环境资源委员会、教育科学文化卫生委员会”分别简称为“邢台市人大法制委员会、城乡建设和环境资源委员会、教育科学文化卫生委员会 ”,机关各工作委员会规范简称为“选任代工委、内司工委、财经工委、农经工委、教科文卫工委、城建环资工委、民宗侨外工委、法工委”。
(七)公文涉及其他部门及其职权范围的事项,实行会签制度。起草部门必须征求意见,达成一致。不一致的要另文如实反映,提请领导研究决定。

第六章 公文审核和签发

第十五条 公文文稿形成后,应附文件呈阅卡,由起草人自下而上逐级送审。各委室的公文文稿,应依次呈委室办公室主任、副主任、主任,常委会分管副主任、主任审阅;办公室的文稿,依次呈科长、分管副秘书长、秘书长,常委会分管副主任、主任审阅。未经前一审阅人同意,不得呈报后一审阅人。
第十六条 公文文稿经领导审定后,需要行文时,由起草部门附行文审签卡,依次报办公室综合法制科、分管副秘书长审核。审核的重点是:
(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。
(二)内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提措施和办法是否切实可行。
(三)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
  第十七条 办公室综合法制科、分管副秘书长审核、签署意见后,由起草部门呈报有关领导签发。
经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门,并说明理由;符合发文条件,但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。
第十八条 以常委会名义行文,由常委会主任签发;会议通过的事项行文,经常委会主任或委托副主任审定后,由秘书长签发;以常委会办公室名义行文,由秘书长或委托的副秘书长签发;印发会议纪要、办公室通报由秘书长签发;以常委会各委室名义行文,由委室主要负责人签发。

第七章 收文办理
 
  第十九条 公文的收文办理主要程序是:
(一)签收 收到有关公文,以签字或盖章的方式给发文方以凭据,并注明签收时间。签收公文要逐件清点,重点文件要逐页查点。发现问题要及时向发文机关查询,并采取相应的措施。
(二)登记 对公文的标题、顺序号、收文时间、来文单位、文件字号、密级、紧急程度、件数、办理情况及反映公文运转流程的事项等应当详细记载。
(三)拟办 办公室秘书科、各委室办公室对需要办理的公文,根据内容、要求和工作需要填写文件呈阅卡,提出办理意见,报主管副秘书长或本委室主管领导阅批。
(四)请办 各委室根据授权或有关规定将需要办理的公文??注请秘书长或常委会主要领导批示。 
(五)分发 根据有关规定或领导批示,将公文分送有关领导和部门。分发要及时、准确。特别紧急、时限性强的要限时分送,以免压误。密级较高的要专件专人办理,严格按规定范围送阅。
  分发公文要认真登记,仔细核对,保证准确无误。绝秘级文件分发要由收文人签名。
(六)传阅 根据领导批示或授权,按一定程序将公文送有关领导阅知或批示。办理时应履行严格的登记手续,注明送传时间、签收人、退回时间。公文传阅按传阅制度执行。
(七)承办 主管部门对需要办理的公文进行办理。承办部门在办文时要遵循以下原则:凡属本部门职权范围内可以答复的事项,应直接答复呈文部门,同时抄送交办机关注销。凡涉及其他部门业务的事项,主办部门要主动会同有关部门协商办理,并由主办部门负责上报。凡须报请上级领导审批的重要事项,应由主办部门提出处理意见,并代拟批复文稿;如文稿内容涉及其他主管部门,应当与其协商,取得一致意见后再报请上级领导审批。
  承办公文要严格按规定时限办理,并及时向交办部门反馈办理情况。
  (八)催办 文秘部门对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或重要公文应及时催办,对一般公文应定期催办,并随时或定期向有关领导反馈办理情况。
  (九)批复 对请示性公文的答复。请示办结后,要按呈批领导中最高领导的批示或多数领导的批示意见进行回复。
  (十)注销 请示办理完毕并回复请示部门后,要及时标明办结。
第八章 发文办理

第二十条 发文办理主要程序是:
(一)复核 经审批签发后的公文由办公室综合法制科确定发文字号,并予登记。
(二)印制 经复核的公文由起草部门签字交付文印部门印制。文印部门要按照规定的格式、份数印制成文。
(三)发文 起草部门将印制好的公文抽查无误后,连同公文底稿送交办公室秘书科。应在拟稿部门移交公文登记簿上签字。
  办公室秘书科要按照公文确定的发送范围发有关单位。通知类公文由承办部门直接寄发有关单位,需要盖章的公文要加盖印章,公文底稿留办公室秘书科存档。
  已印制好须提请代表大会、常委会会议、主任会议的文稿,办公室秘书科要及时在相关会议上发送。  

第九章 公文管理
  
第二十一条 机关公文的取、收、发、用印、归档和销毁,由办公室秘书科负责。
第二十二条 秘密公文的印发传达范围,应严格按发文机关的要求执行。如需变更,须经发文机关批准。
第二十三条 上级机关的公文,除绝密和注明不准翻印的以外,下一级机关经办公室主任或秘书长批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。翻印公文应当与原正式公文同样管理。
第二十四条 经常委会主任、副主任或秘书长批准,市人大常委会机关的公文可公开发布。公开发布的公文同正式印发的公文具有同等效力,可不再行文,由发文机关印制少量文本,供存档备查。
第二十五条 公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视作自废止之日起失效。
第二十六条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别,并报经主管副秘书长批准,可以销毁。
第二十七条 办公室秘书科要认真执行秘密公文的清退和销毁制度,定期进行清理、清退和销毁,并将有关情况向主管副秘书长报告。
  第二十八条 工作人员离岗离职时,所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章 立卷归档
  
第二十九条 公文办理完毕后,应按档案法及机关档案管理工作的规定立卷、归档。部门和个人不得保存应归档的公文和材料。
第三十条 联合办理的公文,由主办单位负责立卷,相关部门如需要,可保存复印件。

第十一章 附则
 
第三十一条 党组、机关党委的文件,参照本办法的规定执行。不需行文的汇报、讲话、总结、要点、实施方案、实施意见等文稿,参照本办法的有关规定执行。
第三十二条 本办法自印发之日起施行。《邢台市人大常委会机关公文处理暂行办法》同时废止,过去有关公文处理的规定与本办法不一致的,以本办法为准。
   附件:1、邢台市人大常委会会议文件格式要求
     2、邢台市人大常委会会议文件格式

附件1
邢台市人大常委会会议文件格式要求

一、用A4纸打印,左侧装订。
二、在首页左上角标明“邢台市×届人大常委会第×次会议文件”,用4号黑体分两行顶格排列,届次用汉字,居中用阿拉伯数字加括号编号。
三、标题用2号宋体字,居中排列。标题下行注明时间(用阿拉伯数字写全称)、届次(用汉字),前加横线“—”;在时间、届次之下注明报告人单位及职务,均用3号楷体。
四、正文开头书写“主任、各位副主任、秘书长、各位委员”,在正文上方左端顶格排列。
五、正文要与标题之间空出一行距离,用3号仿宋体字,每页22行,每行28字。正文中小标题结构层次,第一层用3号黑体字,第二层用3号楷体字。
六、正文中结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
七、文件中如有附件,应在正文之后注明附件顺序和名称。





附件2
邢台市人大常委会会议文件格式

邢台市××届人大常委会
第 × 次 会 议 文 件( )←编号
 
邢台市××××××
关于××××××××情况的报告

—××××年×月×日在邢台市××届人大常委会第××次会议上
报告人单位、职务、姓名

主任、各位副主任、秘书长、各位委员:
××××××××××××××××××××××××××××××××。
    ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

 

 
 
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